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档案管理方法

上海艺途无障碍工作室

档案管理制度

一、总则

1、为加强组织档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为组织发展服务,特制定本制度。

2、组织档案,是指组织从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对组织有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。组织档案分为受控档案和非受控档案。 

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

一、文件材料的收集管理

1、组织指定专人负责文件材料的管理。 

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交理事长审阅后归档。 

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集

二、归档范围

1、  组织内全体工作人员的个人档案,交行政部保存,任何人不得私自查阅。

2、  组织工作人员的个人档案内容包括:姓名、性别、出生日期、民族、宗教信仰、籍贯、政治面貌、毕业院校、宿舍、电话、所在部门、职务、工作简历(职务变动、奖惩记录、组织鉴定)、入职时间、离职时间及原因、各部门评价等。

3、  工作资料:各工作人员名单及联系方式;历史资料;工作通讯;重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等;本组织对外的正式发文与有关单位来往的文书;本组织与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;本组织职工劳动、工资、福利方面的文件材料;本只的大事记及反映本组织重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4、  教学档案:服务对象基础资料(身份户口、残疾症、疾病证明书、贫困证明等);服务评估表;服务对象个人档案。

5、  日常档案:值班刻录、例会制度;财务记录;物品借用及归还记录;成员考核记录;阶段工作计划和工作总结。

6、  交流档案:各兄弟组织的地址、电话、成员联系方式一式两份,外联中心使用,文档中心留档;收集上级部门、兄弟单位的各类文件资料及外来信函,加以整理归类,并存档备案。

三、归档要求 

1、  档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 

2、  归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 

3、  在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 

4、  不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、  档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、  案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。 

四、档案管理人员职责 

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。 

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护组织档案的完整与安全。  

五、档案的利用 

1、组织档案只有组织内部人员可以借阅,其中非受控文档的借阅要由部门主管口头后可借阅,受控文档的借阅要由理事长批准。 

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报理事长处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追纠责任。 

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。 

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 

6、不准转借,必须专人专用。 

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 

六、制度自2011年3月2日起开始执行。

七、本制度最终解释权归组织行政部。