上海艺途公益基金会资助项目管理办法

 

为使获得本基金会资助的公益项目能专款专用、管理规范、信息透明,特制定《上海艺途公益基金会资助项目管理办法》。

 

本办法适用于上海艺途公益基金会(以下简称“WABC”)自主评选并资助项目的管理,各获得资助的机构需遵循本标准,依照约定对资助项目的财务收支、项目实施、信息公示等进行管理。

 

本办法的解释权归WABC所有,自 2016年 8 月 9 日起施行。

 

一、获得资助的机构要为本项目单独立账,并严格按照国家会计制度以及项目预算控制支出,规范财务程序,不得挪作他用。

 

(一)设立专账独立核算

1、获得资助的机构必须为本项目设立专账独立核算,对发生的每笔收入、支出、费用、成本,应当在当月及时办理会计手续,进行会计核算,不得积压和跨月。具体账务处理为:

 

项目发生费用时,在“业务活动成本”科目下设立“×××项目”专账,在该专账下设立活动经费、人员经费、管理经费、税费等明细账,在这些明细账中再根据本项目申请书中的计划和预算以及实际执行内容归集分类,以多栏帐形式进行核算。

 

会计分录为(例:用现金采购活动物资):

借:业务活动成本-×××项目-活动经费-物资采购贷:现金

 

 

2、项目实施过程中,获得资助的机构须根据WABC提供的文件模板在项目执行到中期时,编制项目收支报表;项目执行完成后编制项目收支总决算表,提交给WABC,且需提供如下财务资料:

 

(1)“业务活动成本-×××项目”明细帐的复印件。

(2)该项目费用的所有记帐凭证(或收付转帐凭证)的复印件。

            其中单笔支出超过 1000 元以上,需提供原始票据的复印件。

(3)该项目费用的所有人员经费签收单的复印件。

(二)严格、规范项目的列支手续

获得资助的机构对本项目资金要专款专用,严格履行项目预算和合同,规范列支手续,严禁挪作它用。

1、原始票据列支

列支的原始票据内容要素齐全,内容包括单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等;列支的审批手续符合规定,具体要有经办人、证明或验收人、批准人签名;严禁列支各类购物消费卡票据和业务内容“模糊”票据。

2、物品购买列支

物品购买列支要附明细购物清单,要注明具体活动项目用途,要有经办人、验收人、批准人签名。物品要有专人登记管理,及时编制收发存明细;对于经常发生或数量金额较大的物品,要签订购买合同,并将扫描件作为财务凭证留档,要严格出入库手续,购入时要填入库单,领用时要填领用单。

 

3、工资、补贴发放列支

按政策规定发放志愿者补贴、社工补贴、专家讲师的培训讲课费等人员费用,并严格发放手续,发放表(含姓名、身份证号、服务内容)和领取签名要规范完整,列支要附活动项目报酬具体发放依据,包括:长期或经常性聘用的专家和教师相应的资质证书;专家和教师培训上课考勤登记表;学员对老师上课的内容回馈意见单;志愿者上门服务记录单和受助人员的回馈记录单;主题活动举办小结记录或受益参加人员签到表等。

 

4、重要或较大业务列支

符合项目预算及实际支出的场地租赁、车辆租赁、资料印刷等重要或较大业务经费支出,事先应签订规范化协议合同,明确双方权力、义务和费用。列支要附协议合同。对于硬件设备采购需在项目申请预算表中列示,对于大额的设备采购需单独向WABC作出说明。

 

二、 获得资助的机构负责项目的实施工作,须严格按照项目申请材料开展相关活动,并加强项目材料的管理。

 

1、获得资助的机构应制作并保存齐全的服务对象档案,以及志愿者、实习生、外聘人员等相关人员名单。多次参与项目工作的非本机构人员,须签订协议,注明工作时间和工作量。

 

2、对项目活动中参与人员身份或资质有特定要求的,须保存其身份或资质证明文件的复印件。

3、项目日常活动应有记录及服务对象的反馈意见;主题活动或讲座、培训等应有参加人员签到表及小结记录;拍摄的照片等资料应有日期显示。

4、与项目相关的成果或产出,如出版物、报告、会议日程、录像/录音带、光盘以及新闻报道等应妥善保存归档。其中出版物和光盘须提供给WABC。

 

5、项目实施过程中及项目结束后应及时、完整、有序地将项目资料整理。

归档,并配合WABC或WABC委托的其他单位在合理时间查阅上述文件。

三、获得资助的机构应及时向WABC提交项目资料,汇报项目进展,并全力配合WABC对项目进行的财务抽查和监测评估等工作。

1、获得资助的机构应按要求及时向WABC汇报项目进展,内容需包括但不限于:活动时间、参与人群和人数、活动照片(去除服务对象隐私信息)、活动成效或服务对象反馈、财务收支以及项目团队对项目进展的总结和反思等。同时,提倡获得资助的机构在微博发布项目进展信息,并@WABC无障碍艺途。

 

3、WABC将安排人员对项目进行中期和结题审核或评估。如发现获得资助的机构未按WABC认可的项目方案实施项目,WABC有权暂停项目并与获得资助的机构协商,重新调整项目方案,如获得资助的机构不进行整改,WABC将停拨或收回资金;如发现获得资助的机构项目存在财务方面的问题,WABC有权暂停项目或者收回资金。

 

四、其他注意事项:

1、获得资助的机构有权按照本协议约定的用途合理使用项目资金,但不得擅自改变资金的用途。获得资助的机构如需要调整某项预算的金额或用途,单项支出浮动在 10%以内的,需在中期财务报告与总结报告中予以说明;如获得资助的机构调整单项支出超出 10%,需要提前 15 天向WABC通报情况并提交书面申请。如获得资助的机构擅自调整项目预算内容及金额,或项目预算调整金额累计超过预算总额的 20%,视情责令整改,直至停拨或收回资金。

2、获得资助的机构须按照项目申请书中受益人群及活动计划等实施项目,如因不可预见因素需进行受益人数或某项活动内容的调整时,获得资助的机构须在情况确认的 15 个工作日内以书面方式告知WABC,甲乙两方应再就具体事宜进行讨论。经双方以书面方式确定后,获得资助的机构才能调整或变更计划进行实施。

3、获得资助的机构项目负责人或联系人、机构地址或联系方式等信息有变动时,需及时书面通知WABC。